Betriebliche Projektwirtschaft die Organisationsform der Zukunft?

Im Harvard Business Manager, Ausgabe 2/2010, ist ein interessanter Artikel von > Prof. Dr. Jutta Rump (Fachhochschule Ludwigshafen) und > Frank Schabel (Hays AG) mit dem Titel > Wie Projektarbeit Unternehmen verändert erschienen. Auf Basis einer empirischen > Studie unter ca. 300 Entscheidungsträgern haben sie die Projektarbeit in Unternehmen untersucht. Dabei kamen sie zum Ergebniss, dass die betriebliche Projektwirtschaft als Organisationsform in vielen Unternehmen bereits Einzug gehalten hat. Unter betriebliche Projektwirtschaft verstehen sie, dass die Projekte u. a. zum Tagesgeschäft gehören und die Mitglieder der Projektteams keine festen Aufgaben mehr haben. Sie werden vielmehr nur noch in Projekten eingesetzt. Die betriebliche Projektwirtschaft wird dabei oftmals parallel zur „traditionellen Welt der Abteilungen“ eingesetzt. Interessant ist, dass nach der Studie bereits ein Viertel der Unternehmen mehr als 50 % aller Arbeitsabläufe auf die Projektarbeit umgestellt haben. Die Projekte werden dabei hauptsächlich bei strategischen Aufgaben eingesetzt. So nutzen 83 % der befragten Entscheidungsträger die betriebliche Projektwirtschaft um neue Arbeitsabläufe einzuführen, 74 % verwenden sie bei der Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen. Der Einsatz erfolgt dabei hauptsächlich in prozess- und wissensorientierten Unternehmensbereichen, wie IT, Marketing, F&E und Personalwesen.

Ein typisches Projektteam setzt sich nach der Studie meist (in 83 % der Fälle) aus bis zu 10 Mitarbeitern zusammen, wobei die Mitarbeiter aus allen Hierarchieebenen, Fachbereichen und Altersstufen kommen können. Die Projektdauer liegt in der Regel zwischen einem halben und einem Jahr.

Auch Gründe, warum Projekte scheitern, wurden untersucht. Die Ergebnisse sind nicht neu:  Zu enger Zeitplan, ungenügendes Projektmanagement, zu starre Organisationsstrukturen und Prozesse, wie auch die Entscheidungsschwäche der Verantwortlichen werden für das Scheitern verantwortlich gemacht.

Zum Schluss ziehen sie das Fazit, dass Projektteams in der Regel besser arbeiten als herkömmliche Arbeitsgruppen. U. a. deswegen, weil sie lösungsorientierter seien und sich mit den Zielen stärker identifizieren.

Die komplette Studie ist auf den Seiten der Hays AG verfügbar: Betriebliche Projektwirtschaft – Eine Vermessung

Kreative Prozesse

Im Harvard Businessmanager erschien ein Artikel von Joseph M. Hall und M. Eric Johnson zum Thema „Wie standardisiert müssen Prozesse sein?„. Darin wird u. a. über kreative Prozessen geschrieben.  Unter kreativen Prozessen werden Prozesse verstanden,

„die auf (impliziertem) Wissen basieren, beziehungsweise solche, deren Tätigkeiten sich mit Begriffen wie Handwerk oder professionelle Arbeit umschreiben lassen. Der gemeinsame Nenner liegt darin, dass der Prozess sowie seine In- und Outputs variabel und nicht genau vorhersehbar sind“. (Quelle siehe unten)

Bei solchen Prozessen ist es demnach nicht sinnvoll, sie über ein standardisiertes Vorgehen zu bearbeiten. Stattdessen bieten sich zur Bearbeitung Checklisten an, in denen der Mitarbeiter Hilfestellungen für die Bearbeitung der Prozess-Schritte bekommt. Diese sollten jedoch nicht so starr sein, sondern dem Mitarbeiter Handlungsfreiraum lassen. Dies führt natürlich zu „Ergebnisvariationen“. Dementsprechend sollte im Vorfeld geklärt werden, ob „die Kunden Ergebnisvariationen wirklich schätzen“.

Zur Entdeckung bzw. Entwicklung von kreativen Prozessen werden drei Schritte vorgeschlagen:

1. Identifizieren, wo Kreativität nötig ist und wo nicht
2. Entwicklung einer Infrastruktur, die Kreativität fördert
3. Kontrollieren, ob das Zusammenspiel von Kreativität und Standardisierung funktioniert

In dem Artikel wird anhand von Beispielen das Vorgehen genauer erläutert.

Quelle: Joseph M. Hall, M. Eric Johnson: Wie standardisiert müssen Prozesse sein? In: Harvard Businessmanager, S. 4, Mai 2009

4. Process Solutions Day

Am Freitag war ich in > Mörfelden (nahe Frankfurt) beim > 4. Process Solutions Day. Dieser wurde von der > gfo (Gesellschaft für Organisation) veranstaltet. Ziel der Veranstaltung war, in mehreren Tracks und Sessions Software-Tools aus dem Gebiet des Business Process Managements vorzustellen. In der Ankündigung stand, dass eine vergleichende Vorstellung von jeweils drei Tools pro Session vorgenommen wird. Jedoch war der Ablauf so, dass jeder Hersteller 30 Minuten Zeit hatte, sein Tool vorzustellen. Den Vergleich musste also der Teilnehmer selbst machen. Erfreulich war, dass alle Präsentatoren Live am Tool etwas gezeigt haben (sofern die Technik mit spielte) und sich nicht nur auf Folien beschränkt haben. Da für mich der Bereich Human Workflows am interessantesten war, habe ich mir alle Vorträge aus dem Track angehört. Am meisten gefallen hat mir dabei das Tool > M3O BPMS von > Vitria Technologies. Es war schon beeindruckend zu sehen, dass die Prozess-Modellierung, Formular-Gestaltung, Monitoring etc. alles im Browser in einer > Adobe Flex-Anwendung stattfand. Am Schluss der Veranstaltung wurde noch der Process Solutions Award vergeben. Dieser ging diesmal an Edeka Minden-Hannover und Inubit. Insgesamt war es eine sehr gelungene Veranstaltung.